Politique en matière de protection des renseignements personnels

1. Introduction

Depuis le 22 septembre 2023, Groupe Casa Inc. (ci-après « l’Agence ») est régie par la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ 2021, c. 25).

Dans le cadre de ses activités professionnelles, l’Agence ou le courtier peut recueillir des renseignements personnels tels que, notamment : le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements figurant sur une pièce d’identité, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur les revenus, la situation matrimoniale d’une personne, etc.

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, directement ou indirectement.

2. Responsabilité

Conformément à la Loi, l’Agence a nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels, soit le dirigeant de l’Agence. Celui-ci s’assure notamment que les présentes politiques sont respectées et conformes à la réglementation applicable. Le nom et les coordonnées de cette personne figurent à la section 10. Plaintes.

Il incombe au dirigeant de l’Agence de veiller à la protection des renseignements personnels détenus juridiquement par l’Agence.

Quant aux courtiers immobiliers, employés ou administrateurs, ils doivent en tout temps veiller à la confidentialité des renseignements personnels qui leur sont confiés ainsi qu’au respect du secret professionnel dans l’exercice de leurs fonctions.

3. Consentement

L’Agence s’engage à obtenir le consentement à toutes les étapes du traitement d’un renseignement personnel. L’Agence recommande fortement d’obtenir un consentement écrit. Qu’il soit verbal ou écrit, le titulaire de permis doit conserver au dossier une preuve du consentement obtenu.

Le consentement doit être clair et sans équivoque. La personne concernée doit être informée des raisons pour lesquelles ses renseignements sont recueillis ainsi que de l’utilisation qui en sera faite. Le titulaire de permis est tenu de fournir toutes les explications nécessaires à la compréhension et à l’appréciation des services rendus.

Le consentement doit être limité à l’objet du dossier et n’est valide que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été donné. Une fois ces fins atteintes ou le délai expiré, un nouveau consentement est requis pour toute utilisation ultérieure. À noter qu’une personne ne peut donner un consentement général à l’utilisation illimitée de ses renseignements personnels.

Toute personne peut retirer son consentement à tout moment. Toutefois, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, l’Agence ou le courtier pourrait ne pas être en mesure de répondre favorablement à la demande de service.

4. Communication des renseignements personnels

Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être communiqués, notamment :

• aux autres titulaires de permis (ex. : services de diffusion d’information comme Centris) ;
• aux parties à la transaction ;
• au personnel de l’Agence lorsque requis dans l’exercice de leurs fonctions ;
• aux autres professionnels (notaire, inspecteur en bâtiment, évaluateur agréé, etc.) ;
• aux institutions financières ;
• aux assureurs (ex. : le FARCIQ) ;
• aux entreprises offrant des services d’avance de rétribution.

5. Conservation et destruction des renseignements personnels

Lorsque les fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés sont accomplies, ceux-ci sont détruits, sous réserve des délais de conservation prévus par la loi.

Les obligations professionnelles de l’Agence ou du courtier exigent la conservation des dossiers pendant une période minimale de six (6) ans suivant leur fermeture définitive.

6. Registre des incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est tout événement susceptible de compromettre la protection des renseignements personnels, incluant :

• l’accès non autorisé ;
• l’utilisation non autorisée ;
• la communication non autorisée ;
• la perte ou toute autre atteinte à la protection des renseignements.

Cela peut inclure, sans s’y limiter : le vol, la fraude, une cyberattaque, une erreur humaine ou une action malveillante.

Un registre des incidents est tenu par l’Agence. Tout courtier, employé ou administrateur doit déclarer sans délai tout incident au dirigeant de l’Agence. Lorsque l’incident présente un risque sérieux de préjudice, une déclaration sera faite à la Commission d’accès à l’information (CAI).

7. Mesures de sécurité

L’Agence met en place des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques appropriées afin de protéger les renseignements personnels, notamment :

• contrôles d’accès sécurisés (identifiant et mot de passe) ;
• classeurs verrouillés ;
• destruction sécurisée des documents (déchiquetage) ;
• autres mesures raisonnables selon la nature des renseignements.

8. Témoins de connexion (cookies)

Un témoin de connexion est un fichier texte enregistré sur votre appareil lors de la visite d’un site web. Il permet au site de reconnaître l’appareil de l’utilisateur lors de visites ultérieures.

Certains témoins sont nécessaires au bon fonctionnement du site, tandis que d’autres servent à des fins d’analyse et d’amélioration des services.

Le site internet étant conçu par EGP Technovirtuel Inc., leurs politiques peuvent être consultées au egpphotographie.com ↗.

9. Droits d’accès, de retrait et de rectification

Toute personne peut :

• demander l’accès aux renseignements personnels la concernant ;
• retirer son consentement à tout moment (ce retrait est consigné par écrit) ;
• demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.

L’Agence ou le courtier peut refuser une demande dans les cas prévus par la loi.

10. Plaintes

Toute personne estimant que ses droits n’ont pas été respectés peut formuler une plainte. Celle-ci sera traitée avec diligence dans un délai maximal de sept (7) jours.

Pour toute demande d’accès, de rectification ou pour formuler une plainte, veuillez communiquer avec :

Dragos Tita, D.A.
Responsable de la protection des renseignements personnels
📧 dragos.tita@groupecasa.com ↗
📞 514-434-4040